Приймання, розгляд та реєстрація документів


Слайды и текст этой презентации

Слайд №1
Приймання, розгляд та реєстрація документів

Слайд №2
Приймання документів
Уся кореспонденція, що надходить до установи поштою, факсом чи доставляється кур’єром, приймається канцелярією або секретарем-референтом.
Слайд №3
У канцелярії розкриваються всі конверти за винятком іменних листів;

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах.

Слайд №4
У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, а другий залишається в канцелярії.
Слайд №5
Неправильно оформлені (непідписані, незареєстровані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові чи пересилаються за належністю.
Слайд №6
Розгляд документів
Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша призначена для цього особа.
Слайд №7
Метою попереднього розгляду документів є :

розподіл їх на такі, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до їх функціональних обов’язків;

Слайд №8
визначення необхідності їх реєстрації;

встановлення строку виконання.

Слайд №9
Розгляд документів здійснюється у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час.
Слайд №10
Керівництву установи передаються документи урядових та інших вищих органів, документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи.

Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

Слайд №11
Реєстрація документів
Реєструються документи для їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації .
Слайд №12
Реєстрації підлягають документи:
що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою;

що створюються і використовуються в установі;

що надходять від інших установ і приватних осіб.

Слайд №13
Кожний документ реєструється в установі лише раз:
вхідні — днем надходження або не пізніше наступного дня;
створювані — днем підписання або затвердження.
Слайд №14
Для реєстрації вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка.
Слайд №15
В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу).
У разі взяття документа на контроль, виготовляються три примірники.
Слайд №16
Реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки. Такі картотеки зазвичай складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів.
Слайд №17
Форми реєстрації документів:
Журнальна форма реєстрації:
— нормативних документів
— урядових документів
— наказів з основних питань
Слайд №18
— наказів щодо особового складу

— відряджень співробітників

— актів ревізій фінансово-господарської
діяльності

Слайд №19
Автоматизована реєстрація документів:
Проводиться централізовано в місцях реєстрації документів;
Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов’язкових реквізитів реєстрації.
Слайд №20
На документах, що реєструються канцелярією або секретарем-референтом, на нижньому полі першої сторінки документа з правого боку ставиться реєстраційний штамп.
Слайд №21
Виконавстудент групи ФБС 3-09Білоножко Олександр