Приймання, розгляд та реєстрація документів
Слайды и текст этой презентации
| Слайд №1 | |
 |
Приймання, розгляд та реєстрація документів |
| Слайд №2 | |
 |
Приймання документів Уся кореспонденція, що надходить до установи поштою, факсом чи доставляється кур’єром, приймається канцелярією або секретарем-референтом. |
| Слайд №3 | |
 |
У канцелярії розкриваються всі конверти за винятком іменних листів;
При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. |
| Слайд №4 | |
 |
У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, а другий залишається в канцелярії. |
| Слайд №5 | |
 |
Неправильно оформлені (непідписані, незареєстровані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові чи пересилаються за належністю. |
| Слайд №6 | |
 |
Розгляд документів Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша призначена для цього особа. |
| Слайд №7 | |
 |
Метою попереднього розгляду документів є :
розподіл їх на такі, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до їх функціональних обов’язків; |
| Слайд №8 | |
 |
визначення необхідності їх реєстрації;
встановлення строку виконання. |
| Слайд №9 | |
 |
Розгляд документів здійснюється у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. |
| Слайд №10 | |
 |
Керівництву установи передаються документи урядових та інших вищих органів, документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи.
Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. |
| Слайд №11 | |
 |
Реєстрація документів Реєструються документи для їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації . |
| Слайд №12 | |
 |
Реєстрації підлягають документи: що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою; що створюються і використовуються в установі; що надходять від інших установ і приватних осіб. |
| Слайд №13 | |
 |
Кожний документ реєструється в установі лише раз: вхідні — днем надходження або не пізніше наступного дня; створювані — днем підписання або затвердження. |
| Слайд №14 | |
 |
Для реєстрації вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка. |
| Слайд №15 | |
 |
В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу). У разі взяття документа на контроль, виготовляються три примірники. |
| Слайд №16 | |
 |
Реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки. Такі картотеки зазвичай складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. |
| Слайд №17 | |
 |
Форми реєстрації документів: Журнальна форма реєстрації: — нормативних документів — урядових документів — наказів з основних питань |
| Слайд №18 | |
 |
— наказів щодо особового складу
— відряджень співробітників — актів ревізій фінансово-господарської |
| Слайд №19 | |
 |
Автоматизована реєстрація документів: Проводиться централізовано в місцях реєстрації документів; Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов’язкових реквізитів реєстрації. |
| Слайд №20 | |
 |
На документах, що реєструються канцелярією або секретарем-референтом, на нижньому полі першої сторінки документа з правого боку ставиться реєстраційний штамп. |
| Слайд №21 | |
 |
Виконавстудент групи ФБС 3-09Білоножко Олександр |
